کنترل عملکرد کارکنان و مدیریت موثر آنها همواره یکی از دغدغههای اصلی سازمانها و مدیران آنها بوده است. بسیاری از مطالعات اثربخشی، کنترلهای سازمانی را در زمینه های مختلف بررسی کرده و تاثیر آن را در افزایش بهرهوری سازمان تایید کردهاند. تاثیر کنترل تردد بر سازمان همواره یکی از موضوعات مهم و قابل بحث بوده است که در این مقاله از میخواهیم به آن بپردازیم. با ما همراه باشید!
تمامی مصادیق کنترل سازمانی بهصورت یکپارچه بر عملکرد کارکنان تأثیر میگذارند. این استراتژی است که مدیریت هر سازمانی برای رسیدن به بهرهوری بیشتر در خروجی کارکنان، بر آنها اعمال میکند. در این روشها کنترلکنندگان (مدیریت سازمان) طوری رفتار میکنند که کنترلشوندگان را به این موضوع مجاب کنند که طبق منافع سازمان عمل کرده و برای ارتقای جایگاه آن در حیطه کاری خود بکوشند.
اما برخی از اوقات شرایطی پیش میآید که این روشها از مسیر اهداف مدیریت خارج میشود و برخوردها رنگ و بویی شخصی به خود میگیرند. در این صورت نمیتوان انتظار بهرهوری چندانی هم از کنترل عملکرد کارکنان سازمان داشت؛ بنابراین یک تیم مدیریت هوشمند، همواره تیمی از مدیران پروژه را موظف میکند که عملکرد کارکنان را مدیریت و بهینه کنند و از طرفی خودشان نیز دورادور عملکرد مدیران پروژه را زیر نظر میگیرند تا مبادا از جایگاهی که دارند به نفع اهداف شخصی سوءاستفاده کنند!
یکی از مصادیق رایج کنترل سازمانی، کنترل تردد کارکنان و تأثیر آن بر بهرهوری کلی سازمان است. هر سازمانی طبیعتاً به دنبال این است که حداکثر بهرهوری را از تایم کاری کارکنانش دریافت کند و بنابراین بررسی تأثیر کنترل تردد بر سازمان موضوع بسیار مهمی است. اما تمامی امور مربوط به کنترل عملکرد سازمان باید بهگونهای انجام بگیرد که کارکنان از آن تأثیر منفی نگیرند و مجاب به همکاری شوند.
کنترل تردد در سازمان مانند هر روش دیگری دراینخصوص سعی میکند نظم و دیسیپلین خاصی را به کارکنان تحمیل کرده و آنها را نسبت به پذیرش تعهد و مسئولیت در قبال سازمان، تشویق کند.
در این روش کنترل کننده، هر از گاهی با چک کردن سیستم حضور و غیاب نصب شده بر روی گیت کنترل تردد، یک جمعبندی از تردد کارکنان در بازه زمانی مشخص یادداشت میکند و تأثیر آن بر میزان بهرهوری کارمند را میسنجد، البته که هدف از نصب گیت کنترل تردد، ایجاد یک مانع برای رفت و امد کارکنان بدون ثبت اطلاعات است. اینگونه او به کارمند این را گوشزد میکند که منافع تو به تلاش برای حفظ منافع سازمان گرهخورده است و چنانچه آن را در جایی نادیده بگیری، بخشی از منافع خودت هم خدشهدار خواهد شد.
برخی از پژوهشها در تأیید اهمیت کنترل تردد در سازمان این را تأیید کردهاند که این مسئله منجر به افزایش چشمگیر بهرهوری کارکنان شده است و چنانچه این کنترل صورت نگیرد، نظم سازمان با اختلال مواجه میشود. درواقع این یک روش مدیریتی است که کنترلکنندگان در پیش میگیرند تا قوانینی را که کنترلشوندگان باید در حین انجاموظیفه رعایت کنند، به آنها گوشزد کرده و اینگونه میزان بهرهوری آنها را ارتقا میبخشند؛ بنابراین تأثیر کنترل تردد بر سازمان در روند پیشرفت آن بسیار زیاد است.
در هر سازمانی مهمترین موضوع برای کارفرمای آن خروجی نهایی و میزان رضایت از آن است. برای رسیدن به چنین نتیجهای باید یک برنامهریزی دقیق و معین داشت که توسط افراد تیم کنترلکننده به کارکنان منتقل شود.
دلیل اینکه هر سازمانی برای بهرهوری بیشتر به یک تیم مدیر پروژه برای کنترل عملکرد کارکنان نیاز دارد این است که انسان به طور طبیعی این پتانسیل را دارد که استراحت را به کار کردن ترجیح دهد و دقیقاً به همین دلیل است که علم مدیریت در این زمینه به چنین نتیجهای رسیده است که باید عملکرد کارکنان سازمان را کنترل کرد.
بنابراین مهمترین وظیفه کنترلکنندگان این است که کارکنان را مجاب کنند که به موقع در سازمان حاضر شوند و باید این وظیفه را به نحو احسن انجام دهند. بهترین راه مجاب کردن کارکنان به متعهد بودن نسبت به سازمان این است که منافع و ضرر مشترک را بین کارکنان تعریف کرده و همه را ملزم به رعایت قوانین کنند.
پس از پرداختن به تأثیر کنترل تردد بر سازمان وقت آن رسیده است که ویژگیهای موردنیاز یک تیم کنترلکننده خوب را برشمریم. برخی از محققان خاطرنشان کردهاند که بعضی از کنترلکنندهها آیندهنگری و دانش کافی ندارند و بنابراین فرایند تبدیل ورودیها به خروجی را به طور کامل درک نمیکنند.
طبیعتاً چنین کنترلکنندگانی نمیتوانند اهداف سازمانی را خوب پیش ببرند و کارکنان را ترغیب به رعایت قوانین کنند. بهترین ویژگی که یک کنترلکننده باید داشته باشد، مشارکت پویا با کارکنان است و اینکه به آنها این پیغام را بدهد که آنها را کاملاً درک میکند و سعی میکند از زاویه دید آنها به قضایا نگاه کند.
وقتی کنترلشوندهای این احساس را دریافت میکند که از سوی کنترلکننده بهخوبی درک میشود و منافعش به خطر نمیافتد، گاردش را در برابر کنترلکننده کاملاً باز میکند و با انعطاف زیادی با او همکاری خواهد کرد. این مسئله باعث نفوذ هرچه بیشتر کنترلکنندهها در بین پرسنل شده و روند بهرهوری سازمان را به طور قابلتوجهی ارتقا میبخشد.
دومین ویژگی مهمی که یک کنترلکننده باید داشته باشد، تعهد شخصی او به سازمان است و اینکه این توانایی را از خود نشان دهد که تحت هیچ شرایطی مسائل را شخصی نمیکند و همواره سعی میکند از زاویه دید کارکنان به موضوعات نگاه کند و تا جای ممکن آنها را درک کند. اینگونه کارکنان نیز بهراحتی به او اعتماد کرده و از او حرفشنوی خواهند داشت.
تاثیر کنترل تردد بر سازمان تا جایی است که بسیاری از شرکتها به خرید گیت کنترل تردد و دستگاه های حضورغیاب روی آوردهاند و رفتوآمد کارمندان خود به شرکت را کنترل میکنند. همانطور که در این مقاله شرح داده شد، هرگونه روش مدیریتی در روند کنترل سازمان اگر بهدرستی انجام شود، قطعاً تأثیر مطلوبی بر افزایش بهرهوری کارکنان خواهد گذاشت.