پذیرش مکانیزه ارباب رجوع
سیستم پذیرش مکانیزه ارباب رجوع به عنوان یک ابزار کلیدی در بهبود اثربخشی و کارایی ادارات و سازمان‌ها شناخته می‌شود. این سیستم‌ها با بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته، فرآیند درخواست‌ها و مراجعات را ساده‌سازی کرده و به طور قابل توجهی زمان پاسخگویی به ارباب رجوع را کاهش می‌دهند. استفاده از این سیستم‌ها امکان پیگیری الکترونیکی مراحل مختلف یک درخواست را فراهم کرده و به افزایش شفافیت در فرآیندها کمک می‌کند.
علاوه بر این، کاهش خطاهای انسانی و بهبود دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های به‌موقع از دیگر مزایای این سیستم‌ها است. سیستم پذیرش مکانیزه می‌تواند تجربه ارباب رجوع را بهبود بخشیده و رضایت عمومی را از خدمات ارائه شده افزایش دهد. در نهایت، این سیستم‌ها با تسهیل فرآیندها و افزایش کارایی، می‌توانند به ارتقای کیفیت خدمات و بهبود عملکرد کلی سازمان‌ها منجر شوند.
لزوم استفاده
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و تسلط اکثریت مردم بر استفاده از رایانه و همچنین لزوم کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها، شرکت مهندسی نرم‌افزاری پیام‌گستر تصمیم به تولید و ارائه سیستم مکانیزه پذیرش ارباب رجوع گرفته است. این سیستم با هدف بهینه‌سازی فرآیندهای اداری، کاهش زمان پاسخگویی و افزایش کارایی در ارائه خدمات طراحی شده است. پیام‌گستر با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز، تلاش دارد تا با ارائه این سیستم مکانیزه، نیازهای مشتریان خود را به بهترین شکل ممکن برآورده کرده و سهمی مؤثر در بهبود عملکرد سازمان‌ها و شرکت‌ها ایفا کند.
کاربری سیستم پذیرش خودکار مراجعین
سیستم پذیرش مراجعین خودکار، مبتنی بر کیوسک و صفحه نمایش لمسی، با استفاده از نرم‌افزار مراجعین دژبان راه‌اندازی شده است. این سیستم در چند مرحله به ارباب رجوع کمک می‌کند تا فرآیند پذیرش خود را تکمیل کرده و سپس برگه ملاقات یا کارت تردد خود را از کیوسک دریافت نماید.
این سیستم، علاوه بر قابلیت عکس‌برداری دستی و خودکار (تشخیص چهره و شناسایی ارباب رجوع در مراجعات بعدی)، می‌تواند با استفاده از پرینتر حرارتی یا پرینتر لیزری، برگه ملاقات را چاپ کرده و در اختیار مراجعه‌کننده قرار دهد. همچنین، با بهره‌گیری از دستگاه دیسپنسر، کارت تردد را به ارباب رجوع تحویل می‌دهد. این امکانات، نه تنها فرآیند پذیرش را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند، بلکه با افزایش دقت و کارایی، تجربه بهتری را برای مراجعین فراهم می‌آورد.
روال پذیرش مکانیزه (مدل Dejban WK2):
ابتدا ارباب رجوع در جلوی کیوسک قرار گرفته و با مطالعه راهنمایی که در استند کناری کیوسک قرار دارد، اقدام به انتخاب واحد و نام ملاقات‌شونده می‌کند. سپس عکس‌برداری از چهره مراجعه‌کننده به صورت خودکار انجام شده و پس از اسکن کارت شناسایی و وارد کردن نام و نام خانوادگی، برگه ملاقات یا کارت تردد را تحویل می‌گیرد.
در نهایت، ارباب رجوع برای ورود به محل ملاقات به نگهبان مراجعه می‌کند. در صورت وجود اینترنت در کیوسک، امکان ارسال پیام کوتاه به فرد ملاقات‌شونده جهت تأیید ورود ارباب رجوع نیز فراهم است. این فرآیند باعث تسهیل و تسریع در روند پذیرش و بهبود تجربه مراجعه‌کنندگان می‌شود.