در این مقاله قصد داریم به طور دقیق به بررسی این موضوع بپردازیم که یک دستگاه حضور و غیاب چیست! در دنیای امروز و با توجه به ماشینی و الکترونیکی شدن بسیاری از وسایل و ابزار در اطراف ما و بالا رفتن سرعت زندگی، روز به روز احساس نیاز به تکنولوژی و استفاده از آن در زندگی روزمره بیشتر میشود. این نیاز در تمام ابعاد زندگی به خصوص در محل کار به وضوح حس میشود.
به عنوان مثال شرکتها و سازمانهایی که تعداد زیادی کارمند مشغول به کار دارند در گذشته برای ثبت ورود و خروج این کارمندان و محاسبه حقوق بر اساس ساعات حضور آنها، گاهی دچار مشکل میشدند. اما امروزه با وجود دستگاههای حضور و غیاب در انواع متنوع و نصب آن بر روی گیت کنترل تردد در مکان های پر تردد این مشکل به طور کلی حل شده است و مدیران شرکتها به راحتی میتوانند حضور و یا عدم حضور و همچنین ساعات کاری کارمندان خود را به طور دقیق در اختیار داشته باشند. در ادامه این مقاله سعی داریم به بررسی این موضوع بپردازیم که دستگاه حضور و غیاب چیست.
برای اینکه بدانید دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه کار میکند ابتدا باید بدانید که این دستگاه درواقع از دو بخش فیزیکی و نرم افزاری تشکیل میشود. بخش فیزیکی شامل دستگاهی است که در نزدیکی ورودی شرکت قرار داده میشود و بر اساس نوع دستگاه کارمندان باید به روشهای مختلف ورود و خروج خود را روی دستگاه به ثبت برسانند. بخش نرم افزاری نیز روی یک سیستم کامپیوتر نصب میشود و مدیران به وسیله آن میتوانند به طور مداوم به اطلاعات ورود و خروج کارمندان دسترسی داشته باشند.
یک دستگاه ثبت ورود و خروج با هر مدل و نوعی که باشد باید ابتدا یک ورودی اطلاعات داشته باشد، به این معنا که در مرحله اول اطلاعات تمامی کارمندانی که قرار است حضور خود را به وسیله این دستگاه ثبت کنند به دستگاه داده شود، گاهی این اطلاعات شامل اسکن اثر انگشت و یا ثبت تشخیص چهره میشود. گاهی نیز افراد ملزم به استفاده از کارتهایی هستند که بر اساس اطلاعات و مشخصات آنها ساخته شده است. اگر کارمند جدیدی به شرکت اضافه میشود نیز باید مجددا اطلاعات از طریق نرم افزار دستگاه به آن داده شود تا بتواند کارمندان جدید را نیز شناسایی کند.
اکنون که میدانیم دستگاه و حضور و غیاب چیست بهتر است با عملکرد آن نیز آشنا شویم. همانطور که گفته شد بخش فیزیکی دستگاه در نزدیکی ورودی شرکت نصب میشود و افراد باید در هنگام ورود و خروج اطلاعات لازم را به دستگاه بدهند. برای مثال برخی از دستگاههای حضور و غیاب دارای قسمت کوچکی برای اسکن اثر انگشت و یا یک چشمی برای تشخیص چهره هستند، برخی نیز نیاز به ورود یک کارت به دستگاه دارند، و در بعضی انواع دیگر شاید لازم باشد که کد پرسنلی خود را در دستگاه وارد کنید.
دستگاه به هر نوعی که باشد کارمندان تنها با بخش فیزیکی آن در تماس هستند. پس از ثبت اطلاعات توسط هر کارمند اطلاعات ورود و خروج شامل ساعت و دقیقه به بخش نرم افزاری دستگاه ارسال و ثبت میشود. دستگاههای حضور و غیاب دارای حافظه کافی برای نگهداری اطلاعات کارمندان که به صورت رمزنگاری شده به دستگاه داده میشود هستند؛ بنابراین دستگاه هر بار که یک کارمند برای ثبت مجدد اطلاعات اقدام میکند، اطلاعات وارد شده را با اطلاعاتی که در مرحله اول ثبت شده بود مقایسه میکند و در صورت مطابقت حضور فرد را تایید و ثبت میکند. در صورتی که اطلاعات مشابه نباشد نیز از فرد میخواهد دوباره برای ثبت اطلاعات اقدام کند.
پس از آشنایی با دستگاه حضور و غیاب اکنون بهتر است که با انواع مختلف آن نیز آشنا شویم. اگر میخواهید بدانید که انواع مختلف دستگاه حضور و غیاب چیست و هر یک از آنها چگونه کار میکنند در ادامه مطلب با ما همراه باشید. مکانیزم ثبت اطلاعات و مقایسه آنها با اطلاعات اولیه در تمامی انواع دستگاه ثبت ورود و خروج یکسان است و تنها بخش فیزیکی دستگاه و نوع اطلاعاتی که از کارمندان دریافت میکند متفاوت خواهد بود. در ادامه به معرفی انواع این دستگاهها میپردازیم.
این نوع دستگاه حضور و غیاب شامل یک صفحه اعداد برای وارد کردن رمز و یا کد پرسنلی و یا هر عددی که به عنوان شناسه برای هر کارمند تعریف شده و بخش نرم افزاری میشود. این نوع دستگاه حضور و غیاب بسیار ساده است و به هر فرد تنها یک کد اختصاص میدهد و هر بار با ورود آن کد حضور آن شخص را ثبت میکند. اما امنیت آن بسیار پایین است و امکان ورود اعداد مشابه توسط شخصی به جز فرد اصلی نیز ممکن است و دستگاه متوجه این موضوع نخواهد شد.
این نوع دستگاه نیز اطلاعات هر فرد را از روی کارتی که مخصوص به خود اوست دریافت میکند و با اطلاعاتی که به نام او در سیستم ثبت شده است مقایسه میکند. این نوع دستگاه نیز امنیت چندان بالایی نخواهد داشت؛ زیرا کارت میتواند توسط فردی به جز فرد صاحب آن نیز وارد دستگاه شود.
ابعاد چهره و طرحهای موجود در عنبیه چشم هر فرد کاملا منحصر به فرد است و از این طریق نیز میتوان مانند ثبت اثر انگشت حضور فرد را شناسایی کرد. این نوع دستگاه ثبت ورود و خروج بالاترین امنیت ممکن را دارد؛ زیرا به هیچ عنوان نمیتوان به جز حضور خود فرد چهره و یا طرح عنبیه او را شبیهسازی کرد.
اکنون که به خوبی میدانید دستگاه حضور و غیاب چیست، دانستن مزایای استفاده از آن نیز خالی از لطف نخواهد بود. از مهمترین فوایدی که یک دستگاه ثبت ورود و خروج دارد این است که ساعات حضور کارمندان را برای محاسبه مرخصی و حقوق به طور دقیق ثبت میکند و امکان جعل ساعات حضور در آن وجود ندارد. از طرفی در مواقع بحرانی و حساس میتوان اطلاعات ثبت شده در این دستگاه مبنی بر حضور فرد در مجموعه را به عنوان یک سند قابل قبول استفاده کرد. همچنین در سازمانهایی که کارمندان زیادی دارند و دیدن همه این افراد هرروزه برای مدیران شرکت ممکن نیست وجود یک دستگاه حضور و غیاب الزامی خواهد بود.
اکنون که میدانید یک دستگاه حضور و غیاب چیست و نحوه عملکرد آن چگونه است، میتوانید با خرید یک دستگاه حضور و غیاب از ساعات دقیق حضور کارمندان خود مطلع شوید و همچنین با انتخاب نوع دقیق آن مانند ثبت اثر انگشت و یا چهره امنیت کار خود را بالا ببرید و جلوی هرگونه تقلب و تغییر در ساعات حضور کارمندان را بگیرید.
