وظایف حراست یک سازمان در قبال کنترل تردد چیست؟ سوالی که در ذهن بسیاری از افراد عادی و همچنین ناظران عبور و مرور در مجموعه های بزرگ وجود دارد. برای پاسخ به این سوال بررسی شرایط بسیاری از جمله نوع کاربری سازمان, میزان مراجعات روزانه, تعداد پرسنل و مواردی از قبیل نیاز است. حراست حیاتی ترین قسمت در مراحل حفظ امنیت در یک ساختمان است. هر ساختمان فارغ از نوع کاربری و میزان امنیتی بودن آن, به طور حتم برای حفظ نظم مراجعین و پرسنل و حفاظت از اموال داخلی ساختمان, نیاز به نگهبان و سیستم حراستی دارد. بسیاری از اتفاقاتی نظیر دستکاری سیستم ها, دزدی از افراد و اموال ساختمان, جلوگیری از وقایعی مانند بمب گذاری ها و ورود هر نوع سلاح و اشیاء غیر مجاز به ساختمان ها, با استفاده از یک تیم حراست کارآمد به سادگی قابل جلوگیری هستند. بیشتر مدیران سازمان ها برای صرفه جویی در هزینه ها, نسبت به سیستم حراست و امنیت ساختمان بی تفاوت هستند در صورتی که این مورد هزینه ای است که در مقابل صدمات و خساراتی که نبود حراست در یک ساختمان, ایجاد خواهد کرد بسیار ناچیز به حساب می آید. ذکر این نکته نیز بسیار ضروری است که تیم حراست ساختمان با توجه به اینکه تقریبا به تمامی نقاط ساختمان دسترسی کامل دارند, باید از بین افراد مجرب و قابل اعتماد گزینش شوند تا بتوان از مشکلاتی که ممکن است با انتخاب تیم نالایق ایجاد شود, جلوگیری کرد.
وظایف یک فرد شاغل در پست حراست به دو دسته وظایف عمومی که بین تمامی افراد شاغل در سمت حراست, مشترک است و وظایف اختصاصی که با توجه به نوع حراست مورد نیاز در ساختمان متفاوت خواهد بود, تقسیم می شود. برای وظایف عمومی می توان به مواردی از این دست اشاره کرد. 1- یک فرد حراستی باید مکانی را که در آن مشغول به کار است, به طور کامل بشناسد. همچنین ورودی ها و خروجی های منتهی به محل استقرار خود را شناخته و مرتبا کنترل نمیاد و نیز حصار یا حفاظ ها را در صورتی که در محدوده محل استقرار وی هستند, از نظر هر نوع آسیب به صورت روزانه کنترل نماید. 2- تمامی عبور و مرور های افراد به ساختمان, چه در ساعات اداری و چه غیر اداری باید به صورت دقیق کنترل و ترجیحا در دفتر گزارشات ثبت شود. 3- در موقع کار, باید در قالب گشت زنی تمامی قفلها و اتاقها و در و پنجره ها از نظر وجود هر نوع فرد غیر مجاز در آن محدوده به طور مرتب بررسی گردد. 4- یک فرد حراستی نباید به هیچ عنوان و بدون هماهنگی, اقدام به ترک پست خود نماید. 5- یک فرد حراستی باید دائما سیستم های اعلام خطر را بررسی کند و از تمامی آنها اطلاع کامل داشته باشد تا در صورتی که موقعیت اضطراری ایجاد شد, بتواند در کمترین زمان اقدام موثر را انجام دهد. 6- یک فرد حراستی باید تمامی پرسنل و افرادی را که در ساختمان مشغول به کار یا زندگی هستند, از طریق چهره و یا کارت شناسایی, بشناسد تا بتواند از ورود افراد غیرمجاز جلوگیری کند. وظایف اختصاصی نیز همانطور که در ابتدا نیز ذکر کردیم, با توجه به نوع حفاظتی که هر ساختمان نیاز دارد متفاوت است. گاهی وظایف اختصاصی آنقدر کم است که در واقع می توان گفت همان وظایف عمومی است اما در مواردی پروتکل های حفاظتی یک ساختمان مانند سازمان های دفاعی یا نظامی به قدری پیچیده است که دستورالعمل های بسیار زیادی را شامل می شود.
تمامی افراد شاغل در بخش حراست که به نوعی عبور و مرور افراد را کنترل به کمک ابزاری مثل گیت کنترل تردد می کنند , موظف به رعایت دستورالعمل های خاصی هستند که عموما شامل این موارد می باشد. 1- باید بر تمامی مراجعین چه پرسنل و چه افراد متفرقه نظارت کامل داشته باشند. 2- تمامی وسایل بزرگ مانند ساک یا چمدان یا کارتن های بزرگ باید در بدو ورود توسط حراست در مکانی امن و دور از درب ورودی بررسی گردد. 3- تمامی افرادی که در ساختمان شاغل هستند باید در پایان ساعت اداری از ساختمان خارج شوند ( به استثناء افرادی که با هماهنگی قبلی در ساختمان حضور دارند ) و وظیفه کنترل تخلیه ساختمان به عهده حراست می باشد. 4- تمامی افرادی که غیر شاغل در ساختمان باید برای حضور در ساختمان, کارت شناسایی یا اجازه نامه داشته باشند. در غیر اینصورت باید از ورود آنها به ساختمان ممانعت به عمل آید. در اینجا ذکر این نکته ضروری است که افراد حراست باید از شکل و نوع این کارت ها و اجازه نامه ها و همچنین نوع امضاء و مهر افرادی که آنها را صادر میکنند و همچنین اطلاعات تماس با آنها در مواقع مورد نیاز, اطلاع داشته باشند تا از بتوانند از ورود افرادی که با مشخصات جعلی قصد ورود به ساختمان را دارند, جلوگیری کنند. 5- تمامی ورود و خروج به ساختمان باید در جایی ثبت شود. این کار در مورد پرسنل معمولا از طریق دستگاه های ثبت اثر انگشت و یا کارتهای دارای چیپ الکترونیکی و در مورد افراد متفرقه از طریق ثبت نام و نام خانوادگی فرد مراجعه کننده و همچنین درج علت حضور وی در دفتر ثبت گزارشات, انجام می شود. 6-تمامی مراسم ها, جلسات, همایش ها و .. که در ساختمان برگزار می شود و ورود افراد متفرقه را اجتناب ناپذیر می کند, باید از طریق ریاست و واحدهای مربوطه به اطلاع کادر شاغل در بخش حراست برسد تا آمادگی لازم را داشته باشند.
به غیر از موارد گفته شده, افرادی که تحت عنوان پلیس یا ضابطین قضایی قصد ورود به ساختمان را دارند باید با حکم رسمی و هماهنگی افراد مربوطه وارد شوند. در غیر اینصورت باید از ورود ایشان به ساختمان جلوگیری شود. همچنین ورود هر گونه اشیاء و لوازم خارجی, اعم از ملزومات اداری, مصالح ساختمانی, لوازم و وسایلی که ارتباطی با کارایی ساختمان ندارند و حضور آنها مشکوک به نظر می رسد, هر نوع ماده غذایی و آشامیدنی و مواردی از این قبیل به ساختمان ممنوع است مگر اینکه با واحدهای مربوطه هماهنگی قبلی صورت گرفته و به اطلاع پرسنل حراست رسیده باشد. تمامی افراد شاغل در حراست, نباید اسرار سازمانی که به واسطه اشتغال در ساختمان از آنها اطلاع پیدا می کنند مانند رمز های ورودی, مکان های نگهداری اسرار محرمانه و … را در اختیار افراد فاقد صلاحیت قرار بدهند.