یکی از اصل های اولیه در هر سازمان یا مجموعه ای وجود یک سامانه یکپارچه برای ثبت ورود و خروج افراد است. در سازمان های بزرگ علاوه بر قوانین و آیین نامه های وضع شده باید از دستگاه ها و نرم افزار هایی که مخصوص این کار طراحی شده اند استفاده شود تا ساعت ورود و خروج افراد و مراجعین به طور دقیق مشخص شود و نظم بر مجموعه حاکم شود. شما به عنوان مدیر یک مجموعه با استفاده از یک نرم افزار حضور غیاب می توانید علاوه بر کنترل ساعت ورود و خروج افراد، میزان حقوق و دستمزد آن ها را بر اساس ساعت های حضور و میزان دیر کردی که فرد در طول ماه داشته محاسبه کنید.
زمانی که تعداد افراد یک مجموعه بیش از 3 الی 4 نفر بشوند نیاز هست که قوانین و مقرارتی متناسب با فضای کاری وضع شود تا بتوان تردد افراد و مراجعین را کنترل کرد. نرم افزار حضور غیاب این امکان را به شما می دهد که با تعریف نام و مشخصات هر یک از کارکنان میزان عملکرد و کارایی او را نسبت به زمان حضورش در مجموعه بسنجید.
لازم به ذکر است که مدیران یک مجموعه علاوه بر تهیه یک دستگاه حضور غیاب باید به فکر خرید یک نرم افزار حضور غیاب متناسب با دستگاه خود باشند تا با تعریف ساعت های کاری و شیفت هر یک از کار کنان و ثبت اطلاعات هر فرد به طور مجزا بتوانند مطابق با آیین نامه شرکت بتوانند حقوق و دستمزد هر یک از کارمندان را به راحتی محاسبه کنند.
شما با خرید یک نرم افزار حضور غیاب می توانید کسر کار، اضافه کاری، تعداد مرخصی های استحقاقی و استعلاجی و ماموریت افراد را با توجه به ساعت کاری که در سیستم تعریف کرده اید محاسبه کنید و برای هر یک از کارمندان مطابق با میزان حضور و تعهد کاری که نسبت به مجموعه شما دارند مزایای مختلفی در نظر بگیرید. تشویق افراد به حضور به موقع در شرکت و در مقابل کسر از حقوق در صورت دیر کرد موجب می شود که پرسنل خود را مستلزم به رعایت قوانین حاکم بر مجموعه بدانند.
وجود قوانین و مقررات مصوب و مکتوب یکی از نیاز های اولیه هر مجموعه محسوب می شود، چرا که نبود قوانین ممکن است آسیب های جبران ناپذیری به شما و مجموعه تان وارد کند در مقابل مدیران می توانند با استفاده از یک دستگاه حضور غیاب و تهیه نرم افزار آن به بررسی راندمان کارکنان متناسب با ساعت های حضور آن ها بپردازند و کارمندان وظیفه شناس را شناسایی کنندف این موضوع باعث اعتماد بیشتربین کارفرما و کارمند به مراتب بیشتر می شود.از آن جایی که خرید دستگاه حضور غیاب هزینه سنگینی ندارد توصیه می شود که هر سازمان یا مجموعه ای از همان ابتدا شروع فعالیت خود تمحیدات لازم برای خرید دستگاه حضور غیاب را انجام دهند.
همان طور که پیش تر اشاره شد لازم است که برای استفاده از یک دستگاه حضور غیاب، نرم افزار آن را نیز تهیه کنید تا بتوانید با دریافت خروجی های منظم و مرتبی که بر اساس مشخصات هر یک از کارمندان به صورت مجزا یک مجموعه را به نحو احسنت مدیریت کنید.
شما با تهیه یک نرم افزار حضور غیاب می توانید از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید و میزان بازدهی مجموعه خود را بالا ببرید، علاوه بر آن می توانید با استفاده از نسخه تحت وب این نرم افزار ها زمان حضور افراد را از راه دور رصد کرده و افراد قانون گریز را شناسایی کنید.
دستگاه حضور غیاب به مجموعه شما کمک می کند تا استفاده از منابع انسانی خود را به حداکثر میزان ممکن برسانید و مسیر رسیدن به اهداف مجموعه را کوتاه تر کنید.
دستگاه های حضور غیاب دارای انواع مختلفی می باشند که شما می توانید متناسب با بودجه خود و میزان حساسیت مجموعه تان یکی از انواع آن را تهیه کرده و استفاده نمایید
1- دستگاه حضور غیاب کارتی
2- دستگاه حضور غیاب انگشتی
3- دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره
4- دستگاه حضور غیاب با امکانات ترکیبی
در گذشته که استفاده از دستگاه حضور غیاب مانند الان مرسوم نبود تعدادی از پرسنل برای همکاران خود ساعت ورود و خروج ثبت می کردند در صورتی فرد اصلا در شرکت حضور نداشته و یا مطابق ساعت کاری در شرکت مشغول به کار نبوده به همین دلیل مدیران منابع انسانی نمی توانستند به درستی از میزان کارکرد افراد مطلع شوند اما امروزه با استفاده از دستگاه حضور غیاب امکان فرار از قوانین و دور زدن مقررات مندج در آیین نامه ها از کارکنان صلب شده است که به راندانن کاری مجموعه کمک شایانی می کند.
این نرم افزارها ضمن ایجاد یک فضای قانون مند در محیط شرکت ها و سازمان هایی که ساعات کاری افراد به صورت چرخشی است و یا شیفت های کاری مختلفی وجود دارد، موجب حفظ منابع مالی و صرفه جویی در میزان پرداختی حقوق پرسنل متناسب با ساعات حضور آن ها در شرکت می شود که در دراز مدت تاثیر به سزایی در حفظ منابع مالی شرکت دارد.